organizacja rozwój wydarzenia

W pułapce wiedzy

5 sierpnia 2019

Mojemu koledze dyrektorowi przydarzyła się następująca historia. Centrum kultury, w którym pracuje, oraz zaprzyjaźniona szkoła muzyczna były współorganizatorami pewnego przeglądu muzycznego. Podział zadań był ustalony na samym początku – centrum kultury zajmuje się organizacją przesłuchań w części konkursowej oraz koncertu finałowego, natomiast przyjmowaniem i selekcją zgłoszeń zajmuje się szkoła. Wszystko ustalone, każdy wie, co ma robić. I nagle pojawia się trudność. Zbliża się termin zakończenia naboru, potrzebna jest informacja o liczbie zgłoszeń. Kolega dyrektor kontaktuje się z koordynatorem z partnerskiej instytucji… i nie otrzymuje odpowiedzi. Co się stało?

Przecież to prosta sprawa, wystarczy podliczyć zgłoszenia, które przyszły na adres mailowy. Problem okazuje się absurdalny – mail podany do przysyłania zgłoszeń to adres obsługiwany przez sekretariat, a sekretarka jest właśnie na urlopie i nikt inny nie ma dostępu do tej poczty! A pytający informację otrzyma za kilka dni, po powrocie sekretarki z urlopu i zarazem tydzień po terminie zakończenia naboru!

Łatwo się domyślić, że nastąpił paraliż całego przedsięwzięcia. Pomijam kwestię nieodbierania poczty w sekretariacie, gdzie powinna zostać wyznaczona osoba na zastępstwo albo zastosowane przekierowanie na inną skrzynkę mailową. W tym przypadku problemem było podanie do kontaktu adresu, do którego nie ma swobodnego dostępu. To niemożliwie utrudnia pracę sobie i partnerom. Nie można na czas zareagować – gdyby było małe zainteresowanie konkursem, można by przedłużyć termin naboru. Danych nie da się wykorzystać do celów promocyjnych – np. do zrobienia posta w mediach społecznościowych – “Dziś zakończyliśmy nabór do konkursu. Mamy 40 zgłoszeń”. Zostaje mniej czasu na zamówienie odpowiedniej liczby dyplomów, podziękowań czy statuetek. Nie wiemy, ile zamówić posiłków, ile czasu przeznaczyć na część konkursową, a ile na warsztaty i czy na próbę przed koncertem finałowym będzie godzina czy 15 minut. A wszystko przez brak dostępu do poczty mailowej.

Dlaczego o tym piszę? Bo mamy skłonność do popadania w „pułapkę wiedzy”. Wydaje się nam, że to, o czym sami wiemy, jest także oczywistością dla odbiorcy. Teraz podam szokującą wiadomość: otóż nie! Przebywamy w hermetycznym środowisku, gdzie kultura jest tematem rozmów, premiery wyczekiwane, a wyniki konkursów żywo dyskutowane. Jesteśmy przeświadczeni, że nasz rozmówca ma te same odczucia, co my, te same doświadczenia, metody pracy, może i strukturę zatrudnienia, czy indywidualny adres mailowy dla każdego pracownika. I można się na tym przekonaniu mocno przejechać i rozczarować. Dlatego trzeba się upewniać nawet co do najbardziej absurdalnych rzeczy, jak dostęp do maila podanego do kontaktu w regulaminie konkursu.

Może ci się spodobać również...

2 komentarze

  • Odpowiedz Zuzanna 5 sierpnia 2019 at 10:18

    A to historia… Mi się wydaje, że to jednak przykład nie na pułapkę wiedzy ale na inny problem – że zdarza się, że osoby zatrudnione na etat są mniej zaangażowane w to, co robią – koleżanka poszła na urlop i nikt nie pomyślał, żeby jej maile przekierować do innego pracownika. No bo po co 😉 nie wpłynie to na niczyje wynagrodzenie 😉 pod tym względem brak etatowego zatrudnienia bardzo motywuje do zaangażowania – w ngo które znam (a są to małe organizacje) motywacja jest bardzo wysoka – nie sprawdzimy maila – termin przepadnie – nie będzie pieniędzy – nie zarobimy 😉

    • Odpowiedz Anka 5 sierpnia 2019 at 10:30

      W pułapce wiedzy jest dyrektor instytucji kultury, nie sprawdził tego ustalenia, bo wydało mu się oczywiste. Natomiast odwracając sytuację – tak, zaangażowanie bywa sporym problemem.

    Zostaw komentarz