inne planowanie poza sceną projektowanie

Projektowanie działalności

22 czerwca 2020

Dziś kolejny wpis o planowaniu i organizowaniu. Tym razem faza pośrednia – projektowanie.

Elementem pracy dyrektora jest także projektowanie działalności. Spróbuję o tym opowiedzieć na przykładzie projektów.

Nie wiem, jak dużą instytucją zarządzasz, czy masz liczną kadrę. Czy samodzielnie zajmujesz się całym projektem, czy masz do tego dedykowanych pracowników. Będę pisać tak, jakbyś to Ty miała lub miał kierować całym procesem.

 

Zacznijmy od planu

Pamiętasz scenę z filmu “Chłopaki nie płaczą”, gdy Laska opowiada Kubie, by dobrze żyć, wystarczy odpowiedzieć sobie na jedno (…) ważne pytanie – co lubię w życiu robić? A potem zacząć to robić. Żeby projekt doszedł do skutku, trzeba odpowiedzieć sobie na nieco więcej pytań, ale zasada jest ta sama – uświadomienie sobie potrzeb, żeby móc je realizować.

 

Jakie to pytania?

  • Dlaczego?
    Jakie są powody, że decydujesz się na realizację projektu akurat o takiej tematyce? Komu on będzie potrzebny? Co dobrego wniesie do instytucji czy do społeczności?
  • Dla kogo?
    Czy zrobiłeś analizę otoczenia? Może mapę empatii? Wiemy, że robienie projektów skierowanych do wszystkich jest mylnym założeniem – i dla odbiorcy, i dla grantodawcy. Dlatego dobrze się zorientować, jakie są potrzeby naszego odbiorcy, na przykład poprzez stworzenie persony. W dużym uproszczeniu – wyobrażamy sobie swojego odbiorcę razem z jego problemami, preferencjami.
  • Z kim? Z czym?
    “Nikt nie jest samotną wyspą” jak napisał Ernest Hemingway albo powiedział Jon Bon Jovi. Realizacja projektu to współpraca z wieloma osobami. Warto przy tej okazji zrobić sobie mapę zasobów, bo zwykle wychodzimy z założenia, że nie mamy nic, a po głębszym zastanowieniu wyskakuje, że jednak mamy całkiem sporo – kontaktów, przyjaciół, sprzętu, wiedzy.
  • Gdzie?
    Czy to będzie teren instytucji kultury, czy przestrzeń w miejscowości, może obiekt sakralny albo sportowy, a może teren prywatny. Trzeba uzgodnić z właścicielem lub zarządcą, już na etapie projektowania, że jesteśmy zainteresowani daną przestrzenią, żeby nie okazało się, że ktoś ma inne plany w tym terminie. O formalnych zgłoszeniach typu zajęcie pasa ruchu drogowego nie wspomnę.
  • Kiedy?
    Temat pięknie nam się łączy z planowaniem, choćby przez to, że nasz pomysł trzeba zweryfikować z realnym kalendarzem. Planujemy udział uczniów i nauczycieli – wakacje to nie będzie dobry czas na takie plany; działania plenerowe – plany może pokrzyżować pogoda. Inne duże wydarzenie w mieście, a uczestniczyć będzie ta sama grupa odbiorców co u nas – przemyśl to. I tym podobne.
  • Za ile?
    Koszty warto oszacować realnie, sprawdzać ceny w momencie pisania wniosku, a nie w popłochu weryfikować, gdy projekt powinien być w fazie realizacji. Wiemy, ile trwa zwykle sprawdzanie wniosku, gdy startujemy o fundusze zewnętrzne, potem podpisanie umowy, przelanie środków – to są często miesiące. W tym czasie ceny mogą się zmienić, ale nie na tyle, żeby nie ogarnąć kosztorysu. Problemem może też być wkład własny wymagany w projektach, więc pod tym względem realność też jest istotna, żeby dopiąć budżet.

 

Co jeszcze?

Projektując działania, weź pod uwagę też skutki, jakie może wywołać przedsięwzięcie. Odbiorca może się zidentyfikować z projektem i potrzebna będzie kontynuacja – po prostu hurra! Życzmy sobie tego. Niemniej pomyśl, jak to będziesz mógł zrobić – poprzez kolejny projekt, wpisanie działania do kalendarza wydarzeń, współpracę sponsorskiej? No i nie wolno zapomnieć o ewaluacji. Tak tak, wiem, że to się kojarzy ze szkołą. To jest naprawdę ważna sprawa, bo wiesz, co się udało, co nie, gdzie trzeba poprawić, czym można się pochwalić.

 

Pochwal się, jak planujesz działania projektowe 🙂 info@ankarudnicka.pl

 

A o myśleniu projektowym świetny e-book napisała Agnieszka Kaim “Design thinking w kulturze. Myślenie projektowe krok po kroku”. Do pobrania bezpłatnie tutaj.

Może ci się spodobać również...

4 komentarze

  • Odpowiedz Przemek W. 22 czerwca 2020 at 08:52

    „Projektując działania, weź pod uwagę też skutki, jakie może wywołać przedsięwzięcie. Odbiorca może się zidentyfikować z projektem i potrzeba będzie kontynuacja – po prostu hurra! Życzmy sobie tego.” Jak byłem jeszcze pracownikiem często słyszałem od starszych kolegów „Po co to? Zrobisz, spodoba się i będzie trzeba robić” – takie zmartwienia napędzałem kadrze jako młody animator. Może tekst o wypaleniu lub zgubionych celach?

    • Odpowiedz Anka 22 czerwca 2020 at 10:36

      Mój hurraoptymizm w pełnej krasie 🙂
      Wiesz, to ciekawy kierunek z tym wypaleniem… Biorę ten temat.

    • Odpowiedz Ania D. 23 czerwca 2020 at 08:30

      Jest też tak że jako pracownik organizujesz coś super, projekt podoba się odbiorcom, jednak w czasie realizacji zostajesz sam od początku do końca dyr. wychodzi z założenia rób rób oczywiście, po tym jak pomysł okazuje się mega dobry szef bierze całą zasługę i pracę na siebie i chwali się tym. To tak apropo tego wypalenia.

      • Odpowiedz Anka 23 czerwca 2020 at 09:30

        Widzę, że temat będzie dla Was interesujący…

    Zostaw komentarz