Business inne organizacja rozwój

Planowanie w pracy dyrektora

26 sierpnia 2019

Tak pół żartem, pół serio – po gratulacjach z troską, jak znajduję czas na „to” wszystko (czyli pracę, projekt i życie prywatne), przygotowałam mały przegląd najpopularniejszych rodzajów materiałów do planowania i garść rad, jak ułożyć sobie dzień, żeby był efektywny (i efektowny!).

Organizacja dnia pracy ma ogromne znaczenie w zarządzaniu. Każdy z nas ma do dyspozycji 24 godziny i tylko od naszej umiejętności planowania zależy, jak ten czas spożytkujemy. Jak to jest, że dla jednego człowieka nie stanowi problemu uczestnictwo w kilku spotkaniach, przygotowanie dokumentów, odpowiedź na korespondencję tradycyjną i mailową, a przy okazji wypicie kawy w pracy i zjedzenie bez pośpiechu posiłku? Innym zaś niezałatwione sprawy i pisma bez odpowiedzi piętrzą się na biurku i w pamięci?

Znów truizm – bo to kwestia organizacji. A dokładnie organizacji i dyscypliny. Znasz powiedzenie “słowo pisane ma dużo większą wartość niż to, co wypowiedziane”? Tak już mamy, że bardziej mobilizuje nas do działania, gdy daną rzecz zapiszemy. I do tego Cię namawiam – zapisuj z wyprzedzeniem zadania do realizacji, rób plan dzienny, tygodniowy, miesięczny, roczny, aktualizuj go na bieżąco, modyfikuj. Preferujesz tradycyjne notatniki lub kalendarze? A może jesteś fanem nowych technologii, uwielbiasz kontrolować działania z poziomu smartfona? Obie techniki są bardzo dobre. Ideałem jest ich połączenie. 

Uwielbiam kalendarze i notesy! Już połowie roku zastanawiam się, jakie sprawić sobie na rok przyszły. Poniżej przedstawiam mały przegląd dostępnych na rynku możliwości.

  1. Kalendarz książkowy – moja podstawa! Dobieram zwykle kalendarz w taki sposób, aby jak najmniej przy nim ingerować. Lubię mieć dużo dodatkowych stron na notatki, rozkładane harmonogramy i każdy dzień rozpisany na osobnej stronie. Niestety zwykle kończy się tak samo – doklejaniem stron, zakładek, dodatkowego zaznaczania, ręcznego rysowania tabeli. Jeszcze nie trafiłam na taki, przy którym nie musiałabym ingerować.
  2. Kalendarz elektroniczny jest genialnym rozwiązaniem, które pozwala na komunikację w każdym miejscu i czasie z Twoim pracownikami. Zajęcia stałe, terminarz wynajmów lub wolnych sal, potrzeby techniczne, urlopy – wszystko w jednym miejscu, dostępne z poziomu smartfona czy komputera, wystarczy dostęp do internetu. Nie trzeba kupować specjalnego oprogramowania, wystarczające są rozwiązania ogólnodostępne, jak choćby kalendarz Google. Jest prosty w obsłudze, intuicyjny, ma wiele możliwości wizualnych, jest zintegrowany z pocztą gmail, a przede wszystkim jest dostępny bezpłatnie. Jest też cała seria oprogramowania i aplikacji dostępnych do pobrania wyłącznie na smartfona. Rekomenduję opcję komputer + smartfon, ponieważ daje nam większą swobodę dostępu do danych.
  3. Kalendarz na biurko – nie praktykuję, choć był czas w mojej pracy zawodowej, że stanowił on taką platformę komunikacji w placówce. W każdym razie – nie polecam, szkoda miejsca na biurku.
  4. Kalendarz wizytówkowy – zwykle dostajesz go w gratisie i kalendarz stanowi dodatek do danych firmy na odwrocie. Włóż go do wizytownika adresem do góry i zapomnij o funkcji kalendarza.
  5. Kalendarz na ścianę lub naścienny – mam. Lubię taki minimum trójdzielny. Stanowi dla mnie pomoc, gdy szybko muszę się upewnić co do wpisywanej na dokumentach daty albo jest dla mnie wsparciem, gdy przedstawiam rozmówcom plan organizowanych wydarzeń w dłuższym okresie czasu. Szybkie spojrzenie: 25 maja – sobota – i już wiem, co dzieje się tego dnia. Jeśli do tego jest estetyczny, to może się ładnie wkomponować w wystrój pomieszczenia.
  6. Kalendarzyk kieszonkowy – za dużo spraw się dzieje, aby tego typu kalendarz mógł mi w czymkolwiek pomóc.
  7. Planer roczny na ścianę – jeśli nie przekonuje Cię opcja kalendarza elektronicznego, masz mało wydarzeń i nieliczną grupę pracowników – tego typu materiał może służyć jako nieco prymitywne jak na obecne czasy, ale jednak skuteczne narzędzie komunikacji. Ze względu na RODO nie eksponuj go zbytnio.

Przedstawiłam powyższe propozycje w sposób nieobiektywny. Poza tym z  premedytacją namawiam Cię do przeorganizowania swojego sposobu korzystania z kalendarzy i planerów, abyś był skuteczniejszy i pewne sprawy zajmowały Ci mniej czasu. Zachęcam i polecam.

Staraj się układać sobie plan dnia tak, aby nie było w nim dużych przerw między spotkaniami. Oczekiwanie na coś, co ma się wydarzyć za kilka godzin, skutecznie dekoncentruje i sprawia, że marnujesz czas. Dlaczego? Bo najczęściej nie zaczniesz żadnych zadań, mając perspektywę ich nieskończenia. W końcu oczekujesz na spotkanie i to oczekiwanie zajmuje całą Twoją uwagę. 

Harmonogram spotkań układam od godzin porannych, to powoduje, że jestem bardziej zdyscyplinowana i skoncentrowana. Spotkania odbywam najchętniej jedno po drugim, ale z kilkuminutowym buforem, gdyby rozmowa się nieco przedłużyła. I w ten sposób poukładany dzień mija mi szybko, intensywnie i takie dni najbardziej lubię. Mam poczucie, że wykorzystałam maksymalnie dany czas.

Jest jeszcze taka jedna sprawa – wyznaczanie stałego terminu i godzin na przyjmowanie, przepraszam, interesantów. Uważasz, że to relikt przeszłości i niepotrzebne stawianie barier między szefem instytucji a odbiorcą kultury? Do wyznaczenia takiego terminu obliguje nas Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Serio. Zatem też uwzględnij taki termin w tygodniu.

Z kolei działania związane ze stypendium realizuję wieczorami albo wczesnym rankiem – internet, media społecznościowe i własna strona internetowa mają tę przewagę, że proces publikacji można zautomatyzować. Ale na komentarze odpowiadam w czasie rzeczywistym. 🙂

A Ty jakie masz rozwiązania w planowaniu?

 

Może ci się spodobać również...

12 komentarzy

  • Odpowiedz Zuzanna 26 sierpnia 2019 at 10:31

    Planowanie i dyscyplina nie są moją mocną stroną – wg testu Gallupa dyscyplina i rozwaga to moje prawie ostatnie talenty 😉 mi pomógł w tym kurs „zorganizuj się w 21 dni Pani Swojego Czasu”. Nadal nie jest idealnie, ale już wiem, że najważniejsze rzeczy (np ćwiczenie na organach) wymagające największego skupienia muszę robić po przebudzeniu. Z kolei ze względu na inne talenty 😉 lepiej dla mnie nie umawiać się na więcej niż 2 spotkania dziennie. Najbardziej tracę czas robiąc rzeczy, które mógłby za mnie zrobić ktoś inny, więc najlepsze dla mnie jest delegowanie jak największej ilości zadań. Pozdrawiam serdecznie 🙂

    • Odpowiedz Anka 26 sierpnia 2019 at 12:08

      To masz „level master” ;), skoro jesteś po teście Gallupa (który bardzo polecam!) i wiesz, co jest Twoją mocną stroną. Delegowanie to też ogromna umiejętność. Gratuluję 🙂

  • Odpowiedz Biblioteka Publiczna Miasta i Gminy Lubniewice 27 sierpnia 2019 at 14:06

    Pracując w małej, własciwie jednoosobowej instytucji kultury ( nie wliczając ksiegowej na jakiś tam ułamek etatu), skupiam sie jedynie na organizacji własnej pracy. Ma to oczywiście swoje plusy, ale też minusy – chociażby w sytuacji, gdy dobrze byłoby miec nad sobą dodatkową „motywację”w postaci odgórnego polecenia. Jestem zwolennikiem formy tradycyjnego, papierowego rozpisywania zadań, choć korzystam również z terminarza w telefonie. Nie wyobrażam sobie swojej pracy bez wcześniejszego planowania i realizacji zamierzonych celów krok po kroku. Przyznam szczerze- nie jestem zwolennikiem improwizowania, wolę wszystko mieć „dopięte na ostatni guzik”. Choć czasem przydałoby się „więcej luzu”m,żeby zaoszczędzić sobie narwów. Ale taka już jestem, zresztą planuję nie tylko swój czas pracy, ale czas wolny również z właściwym wyprzedzeniem.

    • Odpowiedz Anka 27 sierpnia 2019 at 15:52

      Fajny system, dzięki, że się podzieliłaś tą informacją!

  • Odpowiedz Biblioteka Publiczna Miasta I Gminy Lubniewice 27 sierpnia 2019 at 17:42

    Ania czy fajny- nie wiem. Ważne, żeby znaleźć system, który nam odpowiada i się sprawdza

    • Odpowiedz Anka 27 sierpnia 2019 at 18:29

      Brawo! 🙂

  • Odpowiedz Michał 26 listopada 2019 at 12:37

    Polecam metodę GTD (Getting Things Done) Davida Allena i minimalizm jeśli chodzi o ilość kalendarzy, notatników etc.

    Jeśli chodzi o kwestę wykorzystania rozwiązań „chmurowych” takich jak oferowany przez Google kalendarz to należy zwrócić uwagę na kwestię umieszczania w nim informacji „wrażliwych” w kontekście RODO. Proszę zwrócić uwagę, że nie ma możliwości zawarcia z serwisem umowy o przetwarzanie danych. To samo tyczy się danych osobowych (np listy kontaktów).
    Temat nieczęsto poruszany a budzący wiele kontrowersji.

    • Odpowiedz Anka 26 listopada 2019 at 12:59

      Super, dzięki za podzielenie się wiedzą 🙂

  • Odpowiedz Konrad 6 grudnia 2019 at 23:07

    Witam po raz pierwszy👋 Zarządzanie czasem swoim i pracowników to dla mnie wielka sztuka i droga ciągłego doskonalenia. Działam przede wszystkim w chmurze stosuję tablicę kanban zrobioną w Trello i działamy wspólnie w kalendarzu googla od rezerwacji sal po kalendarz moich spotkań i harmonogramu pracowników. Do danych osobowych stosujemy inicjały lub pseudonimy. W przypadku danych służbowych jawnych wrzucamy bez krempacji. Pozdrawiam i czytam dalej😉

    • Odpowiedz Anka 7 grudnia 2019 at 06:27

      Witam na pokładzie :Kultury na czasie” 🙂
      Bardzo ciekawe jest to, co piszesz w komentarzu. Jak narzędzia elektroniczne do planowania czasu postrzegają pracownicy?

      • Odpowiedz Konrad 8 grudnia 2019 at 13:23

        Kalendarz Googla od pół roku wdrażamy, ale już całkiem nieźle funkcjonuje mimo wstępnej niechęci, jak dotąd więcej plusów niż minusów. Każdy ma wgląd do niego nawet podczas spotkań w terenie i widzimy co każde z nas ma w planach😉

        • Odpowiedz Anka 8 grudnia 2019 at 17:10

          Też tak do tego podchodzę 🙂

    Zostaw komentarz