inne Lifestyle oferta/działania organizacja planowanie projektowanie wydarzenia

Bo kolejka była za długa, czyli o organizowaniu

29 czerwca 2020

Wyszedł tryptyk planowanieprojektowanie – organizowanie.

Temat organizacji i organizowania można ująć na tysiące sposobów i pewnie jeszcze kilku nie wymyślono. Oczywiście zanim zorganizujesz, najpierw zaplanujzaprojektuj.

Formalności znasz – wiesz, kiedy wydarzenie trzeba zgłosić i do jakich służb, że obowiązują umowy i wymogi techniczne, teraz jeszcze sanitarne. A ja chcę Ci pokazać, że organizacja to także, wydawałoby się, mało istotne drobiazgi, które mogą zaważyć na odbiorze całego, długo planowanego wydarzenia.

Będąc uczestnikiem konferencji…

Byłam jakiś czas temu na konferencji dotyczącej zarządzania i organizacji. Brzmi kosmicznie po tym czasie zamknięcia… Ech…

To są dla mnie cenne chwile, bo zwykle występuję jako organizator, a nie odbiorca wydarzenia. Dlatego przyjrzenie się  od drugiej strony – uczestnika, widza, słuchacza – to dla mnie cenna lekcja. Polecam ten sposób obserwacji. Daje dystans do własnych działań. 

 

Przyjeżdżam na konferencję. Ja-odbiorca najpierw nie mogę trafić do miejsca, gdzie odbywa się to wydarzenie. Błądzę kilkanaście minut. Rzecz odbywa się w sporym kompleksie budynków, do tego w tym czasie odbywają się jeszcze dwie inne konferencje w tym obiekcie. Strzałki kierują właśnie do tych dwóch. Znalazłam, o miejscu informował plakat A3 przyklejony od wewnątrz do przyciemnianej szyby. Jestem na czas. Hmm, otóż nie do końca, pilnuję, żeby się nie spóźnić, natomiast unikam sytuacji, gdy jestem za wcześnie. Plan konferencji był napisany w sposób wprowadzający w błąd – okazało się, że przede mną jeszcze godzina czekania. Czym grozi punktualność odbiorcy? Tym, że trafi na nieprzygotowanego organizatora! Pracownicy jeszcze układają rzeczy, identyfikatory dopiero jadą, ktoś przebiega z butami zmiennymi w dłoni. 

Przeskok w czasie o kilkanaście minut. Kolejka po kawę. Ekspres nie wyrabia, oględnie mówiąc, tworzy się gigantyczna kolejka. Kurtuazyjne rozmowy, ale jednak nerwowa atmosfera, problem z kawą potrafi świętego wyprowadzić z równowagi. 

Recepcjonistka siedzi z nosem wtopionym w telefon, zero kontaktu wzrokowego. Ktoś przynosi wreszcie identyfikatory, kolejka do ekspresu przenosi się do recepcji, żeby potwierdzić obecność. Dostaję identyfikator. Z Anny zostałam przemianowana na Anetę. Też ładnie, ale to jednak nie moje imię. Dopytuję, bo nazwisko się zgadza, czy może jest ktoś o tym samym nazwisku i dostałam czyjś identyfikator. No cóż, pomyłka w imieniu. Proszę o nowy identyfikator, by nieco rozluźnić sytuację, dodaję, że z nie swoim imieniem będę miała utrudniony networking. Recepcjonistka nie wie, co ma zrobić, reaguje przechodząca akurat, jak się później okazuje, dyrektorka, prosi mnie o chwilę cierpliwości i po kilkunastu minutach dostarcza mi nowy identyfikator. Następnie teatralnym szeptem zwraca się do recepcjonistki, żeby była bardziej rozgarnięta. 

Zaproszenie do sali, przywitanie i zaczynają się prelekcje.

 

Opowiadając o tej konferencji, nie wspominam o świetnych wykładach, o notatkach, które sobie zrobiłam i ludziach, których poznałam. Pierwszy filtr, przez który patrzę na to wydarzenie, dotyczy właśnie tego, że rzuciły mi się w oczy braki organizacyjne. 

A gdzie refleksja? Ile wydarzeń przeze mnie organizowanych było źle odebranych, bo zaważyły na nich takie sprawy jak kolejka do szatni, mało uprzejmy pracownik, brak mydła w toalecie. I na pytanie, czy koncert był fajny, odpowiada – taki sobie. Bo kolejka była za długa.

 

Podobało się? Zostaw komentarz pod wpisem 🙂

Może ci się spodobać również...

6 komentarzy

  • Odpowiedz Magda 29 czerwca 2020 at 10:21

    Trafne uwagi! Pierwsze wrażenie robi wrażenie, a drobiazgi budują nasze samopoczucie 😉 . Konferencje idealne to te „bez zgrzytów” i choć wiem, że jesteśmy tylko ludźmi i wpadki czasami się zdarzają, to jednak oczekuję profesjonalizmu. Co do punktualności, to staram się jednak przybyć trochę wcześniej, bo jakoś tak w moim życiu bywa, że zdarzają się niespodziewane sytuacje, a nie cierpię wpadać zdyszana w ostatnim momencie. Pozdrawiam!

    • Odpowiedz Anka 29 czerwca 2020 at 10:28

      Dziękuję za komentarz i pozdrawiam również! 🙂

  • Odpowiedz Justyna 29 czerwca 2020 at 12:42

    Jak zwykle – tekst trafiony w punkt, choć w obecnych czasach tęsknimy już chyba za prawdziwymi konferencjami, nawet z tymi małymi wpadkami organizatora… Dobrego dnia i tygodnia Aniu 🙂

    • Odpowiedz Anka 29 czerwca 2020 at 12:55

      Tęsknimy jak szaleni, przynajmniej ja 🙂
      Wszystkiego dobrego!

  • Odpowiedz Przemek W. 29 czerwca 2020 at 16:16

    Cytując Tomka z Grajewa „nie takie imprezy kładliśmy” ;). Ostatnio byłem na TEDx Bialystok. Nie dostrzegłem żadnych poważnych uchybień organizacyjnych. Chwilę rozmawiałem z orgnizatorką, która była zmartwiona że tyle rzeczy się nie idzie jak trzeba. Tego nie było widać. Ja widząc na imprezach jakieś drobne niedociągnięcia zawsze jestem wyrozumiały i nie robię awantur. Miło jest być na imprezie nie musząc się o nic martwić:).

    • Odpowiedz Anka 29 czerwca 2020 at 18:28

      Jak zwykle dzięki za komentarz!
      Wiesz, błędy się zdarzają każdemu i wszędzie, dlatego my, jako organizatorzy, powinniśmy być ostatnimi osobami, które robią innym awantury. Jako obserwator widzę, czego powinnam unikać, bo to może wpływać na odbiór innych – np. publicznego omawiania niedopatrzenia albo błędu pracownika, lepiej omówić na osobności. Nie wszyscy odbiorcy są wyrozumiali i cierpliwi, nie wszyscy znają specyfikę pracy. I mimo merytoryki i jakości w pamięci uczestnika pozostaje to, że ktoś na kogoś syczał albo zabrakło papieru w męskim. 😉

    Zostaw komentarz